Ateliers PCI : bâtir et grandir ensemble
On se parle de tout, dès le début, pour favoriser des projets qui seront mieux vécus par l’ensemble des acteurs : c’est le principe du processus de conception intégré (PCI). Au cœur de cette démarche recentrée sur l’humain se trouve l’atelier collaboratif. Mode d’emploi d’une table ronde pour des projets qui tournent rond.
Cet article s’inscrit dans la collection « PRATIQUE EXEMPLAIRE ».
Antoine Palangié, journaliste.
Le PCI ne date pas d’hier : dès les années 1990, les architectes qui l’ont développé avaient compris tout l’intérêt de définir au mieux et au plus tôt les objectifs et les défis d’un projet de construction au lieu de corriger le tir sur le chantier, voire quand le projet est livré. « Décider ensemble de bouger une ligne sur un plan, ça coûte moins cher que de changer un mur de place », illustre Arnaud Rogiez, ing., associé et directeur de la gestion de projets chez Strategia Conseil inc., un cabinet d’experts-conseils en projets de construction depuis l’avant-projet jusqu’à la livraison, en passant par la planification et l’estimation.
Ces stratèges du bâtiment sont aux premières loges pour apprécier les avantages de ce processus collaboratif, qui associe tous les intervenants autour d’un projet dès sa genèse et sur tous les aspects de son cycle de vie. Arnaud Rogiez et ses collègues sont des pionniers de la démarche au Québec — leur première utilisation de cette méthode remonte à 2011. Aujourd’hui, ils offrent même des ateliers et de l’accompagnement dans le PCI parmi leurs services. « L’engouement pour cette méthode dans la province est largement attribuable à l’impulsion des grands donneurs d’ouvrage comme la Société québécoise des infrastructures et Hydro-Québec, qui l’ont imposée dans la gestion de leurs projets d’une certaine envergure. Une évolution naturelle pour nous, puisqu’on connaissait déjà bien les avantages à mettre en commun les forces de toutes et tous », explique Pier-Olivier Leclerc, ing., directeur adjoint, de la gestion de projets industriels chez Strategia Conseil inc.
Mais alors, le PCI fait juste du neuf avec du vieux ? S’il reprend effectivement beaucoup des aspects d’un processus de conception conventionnel, le PCI s’en distingue par la répartition des efforts dans le temps, ainsi que par la diversité des acteurs et des sujets abordés : ressources massivement investies dès l’esquisse du projet, inclusion de toutes les parties prenantes, notamment les intervenants non techniques tels que le client et les usagers finaux, dans la réflexion et la prise de décision. Cette ouverture de l’équipe à des compétences comme à des vécus plus variés permet de couvrir le projet de manière holistique et de faire émerger des solutions novatrices aux vieux problèmes comme à ceux auxquels on ne pensait pas systématiquement auparavant.
« Décider ensemble de bouger une ligne sur un plan, ça coûte bien moins cher que de changer un mur de place. »
Arnaud Rogiez, ing., associé et directeur de la gestion de projets chez Strategia Conseil inc.
Accompagner sans diriger
Le PCI, c’est davantage une philosophie qu’on applique qu’une méthodologie stricte, même si les documents de référence sur sa mise en œuvre abondent1. « On essaye d’être moins rigide, moins formel pour ne pas gêner la libre expression », explique Arnaud Rogiez. En effet, il s’agit avant tout de donner la parole à celles et ceux qui n’ont pas l’habitude de l’avoir dans un univers traditionnellement dominé par des spécialistes, donc de remettre l’humain au centre d’un processus trop souvent technocratique. « En gros, on va se voir plus tôt, plus souvent et en équipe élargie », résume Arnaud Rogiez.
Faire travailler en bonne intelligence des personnes aux profils si différents demande deux solides chefs d’orchestre :
Le comité de pilotage, qui planifie les nombreux ateliers collaboratifs, choisit les personnes-ressources et formule clairement des thèmes ainsi que des objectifs.
La facilitatrice ou le facilitateur, personne qui agit comme pivot du fait de ses multiples qualités humaines :
- la psychologie, pour sélectionner les bonnes personnes, gérer les divergences de personnalités lors des ateliers ;
- l’enthousiasme, pour convaincre et insuffler le désir de collaborer ;
- l’ouverture d’esprit et l’humilité, pour encourager et accueillir les divers points de vue ;
- la diplomatie, pour associer des individus ou des groupes parfois très polarisés et désamorcer les antagonismes ;
- la capacité de vulgarisation, pour traduire des langages souvent très différents et ainsi favoriser une compréhension commune des défis.
Après 15 ans comme facilitateur, Arnaud Rogiez a ses trucs pour mener à bien ses ateliers PCI.
« Je privilégie les rencontres en présentiel, car le non-verbal est très important. Je lis souvent sur son visage qu’une personne n’a pas saisi ce qu’a dit une autre. J’agis alors avec une certaine candeur dans la façon d’intervenir et de reformuler : “Si je vous comprends bien, ce que vous avez voulu dire, c’est…”
Cette formule me permet de passer le message sans mettre la personne qui a parlé devant son incapacité de se faire comprendre et celle qui a écouté devant son incompréhension, conseille-t-il. Aussi, j’aime mettre à profit le mode de fonctionnement itératif entre les nombreux ateliers pour constamment rectifier le tir et éviter de reproduire les erreurs humaines : on veut avant tout que chacun ait la parole et contribue. Pour ce faire, il ne faut pas hésiter à remplacer les personnes qui ne jouent pas le jeu et cherchent à imposer leurs vues. »
« Comprendre tous les aspects d’un projet, c’est beaucoup plus intéressant que de travailler en silo. »
Pier-Olivier Leclerc, ing., directeur adjoint, de la gestion de projets industriels chez Strategia Conseil inc.
Avantages à tous les étages
Au-delà d’une meilleure maîtrise des délais, des coûts et de la fonctionnalité des constructions, remettre l’humain au cœur des projets améliore la qualité de vie — tant pour les personnes qui les conçoivent que pour celles et ceux qui les utilisent. D’emblée, le PCI permet de briser la glace et de créer rapidement une cohésion au sein de l’équipe. Ouvrir dès le début le processus décisionnel aux non-spécialistes, tels que les futurs usagers, crée un climat de confiance et dope l’adhésion au projet. Et puisque le projet n’est pas coulé dans le béton, les propositions ne sont pas perçues comme des modifications, ce qui met tout le monde plus à l’aise d’exprimer ses besoins et ses envies. Enfin, les protagonistes se sentent mieux considérés, donc plus valorisés, et s’enrichissent mutuellement entre personnes de compétences et d’horizons différents. « Comprendre tous les aspects d’un projet, c’est beaucoup plus intéressant que de travailler en silo. Pour un PCI d’hôpital, nous avions dans l’équipe une patiente en chimiothérapie. Son vécu a permis d’optimiser l’accès des patients au futur bâtiment. À son contact, j’ai vraiment compris la valeur de mon travail », se souvient Pier-Olivier Leclerc.
Le PCI a aussi ses réfractaires, qui le subissent d’autant plus qu’il devient une exigence des donneurs d’ouvrage. Les responsables de la conception, notamment, peuvent vivre comme une charge les tâches qui leur incombent en amont du projet, mais ils comprennent rapidement qu’en contrepartie, le cycle des approbations et des modifications se révèle moins pesant. Et si le PCI se cantonne aujourd’hui à la construction, sa méthodologie est transposable à tous les domaines de l’ingénierie.
Être plus humains est une richesse. Les ingénieures et les ingénieurs jouent un rôle important dans cet élan.
Les six principes d’un atelier PCI réussi
- Engagement mutuel : avoir l’esprit ouvert, l’envie de collaborer sans imposer son point de vue.
- Objectifs et décisions consensuels : on est là pour se mettre
- Communication béton : capacité de vulgarisation pour la facilitatrice ou le facilitateur, transparence et confiance dans la parole de chaque personne.
- On écoute plus, on parle moins : un atelier collaboratif n’est pas une présentation, mais un échange. Les spécialistes ne fournissent que la base nécessaire aux discussions.
- Une excellente préparation… : sélection des personnes les plus aptes et pertinentes à l’exercice, définition d’objectifs clairs et mesurables.
- … mais une grande flexibilité : l’excellente préparation ne doit pas figer les débats.
Référence
1. www.sqi.gouv.qc.ca/fileadmin/expertises/bim-pci/guide-application-pci-sqi.pdf
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