Gouvernance des renseignements personnels

La présente politique prend appui sur les lois et règlements suivants :

• Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (« Loi sur l’accès »);
• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (« Loi sur le privé »);
• Le Code civil du Québec;
• Le Code des Professions;
• La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.

Ces fonctions sont attribuées à la Présidente, qui a délégué ses deux fonctions au Secrétaire de l’Ordre. Le Syndic exerce ces fonctions à l’égard des documents et renseignements qu’il détient.

• Assurer le respect et la mise en œuvre des dispositions de la Loi sur l’accès et de la Loi sur le privé au sein de l’Ordre;
• Veiller au respect de la Politique ainsi que des obligations légales, règlementaires et administratives relatives à l’accès aux documents et à la protection des renseignements personnels;
• Coordonner les travaux du groupe de travail sur l’accès aux documents et sur la protection des renseignements personnels de l’Ordre;
• Conseiller le CAIPRP;
• Soumettre pour approbation la Politique au CAIPRP, voir à sa mise à jour et proposer les outils nécessaires à sa mise en œuvre;
• Collaborer avec les personnes responsables de la sécurité de l’information et de la gestion documentaire dans la mise en place de mesures visant une protection optimale des renseignements personnels;
• Assurer la reddition de comptes en matière de protection des renseignements personnels;
• Assurer la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, soit de leur collecte jusqu’à leur destruction;
• Assurer le traitement des demandes d’accès aux documents et aux renseignements personnels, ainsi que le traitement des demandes de rectification et de portabilité;
• Tenir les registres relatifs à l’utilisation et la communication des renseignements personnels;
• Assurer la supervision des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ci-après « ÉFVP »);
• Participer à la gestion d’un incident de confidentialité;
• Établir, mettre en œuvre le processus et traiter les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.

Le CAIPRP relève de la Direction générale et a comme fonction de soutenir l’Ordre dans l’exercice de ses responsabilités et obligations relatives à la Loi sur l’accès.

• Approuver les orientations et les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels;
• Formuler des recommandations concernant les mesures de protection à prendre à l’égard des renseignements personnels, notamment en matière de sondage ou de vidéosurveillance;
• Jouer un rôle consultatif et suggérer des mesures de protection pour tous les projets d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou d’une prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels;
• Évaluer annuellement les mesures de protection des renseignements personnels en vérifiant les mesures mises en place, en consultant les plaintes reçues sur la gestion des renseignements personnels et en consultant les registres faisant état des incidents de confidentialité et recommander, le cas échéant, des améliorations aux directions concernées.

Le Groupe de travail est présidé par le Responsable et est composé du personnel désigné par ce dernier. La mission du Groupe de travail est de soutenir les activités du CAIPRP.

• Contribuer à assurer le respect et la mise en œuvre des dispositions de la Loi sur l’accès et de la Loi sur le privé au sein de l’Ordre;
• Coordonner les travaux à réaliser pour répondre aux exigences de la Loi sur l’accès et de la Loi sur le privé;
• Développer et proposer des orientations organisationnelles en matière de protection des renseignements personnels;
  Réviser la présente politique et les documents d’encadrement en matière de protection des renseignements personnels;
• Planifier et assurer la réalisation des activités de formation en matière de protection des renseignements personnels au sein de l’Ordre;
• Soutenir les gestionnaires et assumer un rôle conseil, de soutien et d’accompagnement auprès du personnel de l’organisation.

La sécurité de l’information relève du Directeur des Technologies de l’information.

• Proposer des orientations stratégiques en matière de sécurité de l’information et assurer le suivi des activités et des interventions prioritaires qui en découlent;
• Assurer l’application des règles de l’Ordre concernant la sécurité de l’information.

La gestion documentaire relève du Secrétaire de l’Ordre.

• Assurer une gestion efficace des documents et de l’information;
• Répondre aux exigences d’accessibilité, de conservation et de destruction des renseignements personnels, en préservant leur confidentialité et dans le respect des exigences législatives, règlementaires et administratives ;
• Protéger les documents, les renseignements personnels, ainsi que les informations confidentielles de l’Ordre;
• S’assurer que les moyens utilisés pour la destruction des renseignements personnels sont sécuritaires et assurent leur caractère confidentiel. 

Les gestionnaires sont les garants des renseignements personnels sous leur responsabilité. À ce titre, ils sont responsables de la gestion et de la protection des renseignements personnels détenus par le personnel de leur équipe ou direction.

• S’assurer du respect de la Politique et des procédures ou directives qui en découlent au sein de leur équipe et direction;
• S’assurer que le personnel sous leur responsabilité utilise des moyens sécuritaires pour recueillir, utiliser, conserver, communiquer ou détruire les renseignements personnels;
• Collaborer avec le Responsable et avec le Groupe de travail en matière de protection des renseignements personnels;
• Prendre les mesures appropriées en cas de manquement à la Politique ou aux règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels par un membre du personnel sous leur responsabilité.

Outre que pour sa mission de protection du public, l’Ordre recueille différents renseignements pour l’accomplissement de ses autres services et pour la gestion de ses opérations. Les fins de collecte incluent, notamment:

• le contrôle de l’exercice de la profession, notamment afin d’assurer le respect de la Loi sur les ingénieurs, du Code des professions, du Code de déontologie et des règlements d’application ;
• le traitement d’une candidature à un emploi ou une fonction au sein de l’Ordre et la gestion du dossier d’un.e employé.e à l’Ordre;
• la prestation d’un service;
• le traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.

L’Ordre recueille des renseignements personnels notamment sur ses membres, son personnel, ses fournisseurs, les membres de son conseil d’administration et de ses comités. Certains de ces renseignements ont un caractère public.

Les renseignements personnels ne sont utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, à moins que la personne concernée par les renseignements y consente expressément ou que la Loi l’autorise. Avant d’utiliser des renseignements personnels, l’Ordre valide s’i a obtenu les consentements nécessaires. En cas de doute, un gestionnaire ou le Responsable doit être consulté.

L’Ordre exige que le consentement soit écrit, documenté et conservé. Le consentement peut être retiré à tout moment en avisant l’Ordre, par écrit. À ce moment, l’Ordre explique à la personne l’impact du retrait de son consentement pour l’aider dans sa prise de décision.

Un renseignement personnel peut être utilisé à une autre fin sans le consentement de la personne concernée lorsque son utilisation est :

• à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli;
• manifestement au bénéfice de la personne concernée;
• nécessaire à l’application d’une loi au Québec, que cette utilisation soit ou non prévue expressément par la loi.

L’Ordre inscrit dans un registre toute utilisation de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis.

Les membres du personnel de l’Ordre qui utilisent des renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions doivent :

• limiter l’utilisation qu’ils en font aux fins de l’exercice de leurs fonctions;
• s’assurer d’en préserver la confidentialité en toutes circonstances;
• informer sans délai leur supérieur immédiat et le Responsable de toute situation où la confidentialité de renseignements personnels pourrait avoir été compromise;

Utilisation de renseignements à des fins de sondages

Une évaluation portant sur la nécessité de recourir au sondage et l’aspect éthique du sondage est réalisée pour les sondages impliquant l’utilisation et la communication de renseignements personnels. La réalisation de ce type de sondages est encadrée par la Directive concernant la protection des renseignements personnels dans le cadre d’un sondage

L’Ordre ne peut communiquer un renseignement personnel à un tiers sans le consentement de la personne concernée, à moins que la loi prévoie une exception, notamment :

• dans l’exercice d’un mandat ou l’exécution d’une entente de service avec un tiers;
• dans le cadre d’une d’entente conclue avec des tiers pour l’application d’une loi au Québec;
• lorsqu’une personne ou un organisme soumet une demande écrite afin d’utiliser les renseignements personnels à des fins de recherche, d’étude ou de production de statistiques;
• en cas d’urgence ou en vue de prévenir un acte de violence;
• en cas d’incident de confidentialité pour aviser une personne ou un organisme susceptible de diminuer le risque de préjudice sérieux. Dans un tel cas, la Procédure de gestion des incidents de confidentialité s’applique.

L’Ordre ne conserve que les renseignements personnels dont il a besoin dans le cadre de ses activités, pour le temps nécessaire à leur utilisation ou selon les délais légaux ou ceux prévus au calendrier de conservation de l’Ordre.

L’Ordre détruit de façon sécuritaire les renseignements personnels lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillis sont accomplies, suivant les délais légaux ou ceux prévus au calendrier de conservation.

Les membres et les CPI peuvent accéder à plusieurs renseignements personnels les concernant qui sont détenus par l’Ordre par l’entremise de leur portail sécurisé. Ils peuvent également mettre à jour ces renseignements.

Toute autre personne concernée peut demander l’accès aux renseignements personnels la concernant qui sont détenus par l’Ordre en faisant une demande auprès du Responsable en remplissant le formulaire prévu à cet effet, en cliquant sur le .

Toute personne concernée peut demander la correction d’un renseignement personnel la concernant s’il est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi. Cette demande doit être faite auprès du Responsable en remplissant le formulaire prévu à cet effet, en cliquant sur le présent lien.

Toute personne concernée peut demander la correction d’un renseignement personnel la concernant s’il est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi. Cette demande doit être faite auprès du Responsable en remplissant le formulaire prévu à cet effet, en cliquant sur le présent lien. à cet effet, en cliquant sur le présent lien.

Toute personne peut demander d’obtenir les renseignements personnels informatisés qu’elle a fournis directement à l’Ordre dans un format technologique structuré et couramment utilisé, à condition que ces renseignements soient toujours disponibles et que la demande n’engendre pas de difficultés pratiques sérieuses pour l’Ordre. À sa demande, ces renseignements peuvent aussi être communiqués à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à les recueillir.

Les renseignements personnels recueillis en format papier ne sont pas visés.

Toute demande doit être acheminée au Responsable en remplissant le formulaire prévu à cet effet, en cliquant sur le présent lien.