Directive relative à l’utilisation de la vidéosurveillance

1. CONTEXTE

L’Ordre utilise un système de vidéosurveillance et d’enregistrement servant à assurer la protection et la sécurité des personnes, des lieux et des biens.

2. OBJET

La présente directive définit les règles applicables à l’utilisation du système de vidéosurveillance et d’enregistrement de l’Ordre, plus particulièrement en regard de :

• l’accès et la protection des renseignements personnels obtenus par l’enregistrement des images captées par le système de vidéosurveillance;
• la conservation et la destruction des renseignements de façon sécuritaire.

3. ÉVALUATION PRÉALABLE

Avant de procéder à l’installation d’un système de vidéosurveillance, le Responsable de la protection des renseignements personnels procède à une évaluation de la nécessité de recourir à la vidéosurveillance.

Le Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels est consulté au sujet des mesures de protection à respecter si l’évaluation conclut à la nécessité de capter des images d’individus par un système de vidéosurveillance.

4. RÈGLES RELATIVES À L’INSTALLATION

Une affiche à l’entrée des bureaux de l’Ordre informe le public et le personnel de l’Ordre de l’utilisation d’un système de vidéosurveillance.

Les caméras de surveillance sont installées à des endroits stratégiques pour assurer la protection et la sécurité des personnes, des lieux et des biens. Aucune caméra ne capte d’images du personnel à leur poste de travail ou aux endroits destinés aux pauses et aux repas.

5. ACCÈS AUX ENREGISTREMENTS PAR LE PERSONNEL DE L’ORDRE

L’accès au système de vidéosurveillance et d’enregistrement, ainsi que le visionnement des images captées par le système sont limités au Responsable de la sécurité de l’information, ainsi qu’aux personnes qu’il autorise.

6. COMMUNICATION DES ENREGISTREMENTS À UN TIERS (PUBLIC)

Toute demande d’accès faite par un tiers aux images enregistrées par le système de vidéosurveillance est traitée selon la procédure de demande d’accès aux documents.

7. REGISTRE

Les renseignements relatifs au visionnement et à la communication des images captées par le système de vidéosurveillance sont consignés dans un registre qui contient :

• le nom de la personne qui a visionné l’enregistrement;
• le nom de la personne qui a communiqué l’enregistrement;
• le motif du visionnement et, le cas échéant, de la communication;
• les informations visionnées;
• la date et l’heure du visionnement et, le cas échéant, de la communication;
• le numéro d’événement policier, le cas échéant.

8. CONSERVATION ET DESTRUCTION

Les enregistrements sont effacés automatiquement après 30 jours ou par une personne autorisée par le Responsable de la sécurité de l’information dès que leur conservation n’est plus requise.

9. RÉVISION

La présente directive est révisée au moins tous les 3 ans.