La tenue de vos dossiers : reflet de votre professionnalisme

Contexte

L’ingénieur.e, quel que soit son domaine d’expertise, a l’obligation de tenir des dossiers pour chacun des projets d’ingénierie auxquels il ou elle participe ou pour chaque service professionnel fourni. Cela requiert une connaissance des meilleures pratiques en matière de gestion documentaire, de structuration des dossiers, de conservation, mais aussi de destruction des dossiers au terme du délai de conservation prescrit par la Loi.
Au-delà de cette obligation, cette formation détermine les fondements d’une tenue de dossier efficace permettant notamment de :

• rassembler les informations pertinentes de chaque projet pour une compréhension globale des activités accomplies;
• conserver une trace des informations et des communications relatives à chacune des étapes de la réalisation d’un projet ou d’un ouvrage.

Objectifs d’apprentissage

• Reconnaître les bonnes pratiques en matière de tenue de dossiers telles qu’exigées par la règlementation.
• Distinguer les éléments clés et les avantages d’une gestion documentaire efficace.
• Reconnaître les exigences fondamentales en matière de conservation, d’intégrité et de confidentialité des dossiers jusqu’à leur destruction.
• Identifier les obligations et les responsabilités en ce qui concerne la cession des dossiers.

Contenu

• Bases de la gestion documentaire
  • Obligation de maintenir des dossiers complets
  • Bénéfices
  • Cadre juridique
  • Cycle de vie d’un dossier
  • Composition du dossier
  • Principaux volets de la gestion intégrée des documents
• Gestion efficace des dossiers: de la création à leur destruction
  • Accessibilité
  • Confidentialité
  • Intégrité et intégralité
  • Destruction des dossiers
  • Cession des dossiers

Compétences visées

Agir professionnellement

• Exploiter les informations et les outils de sa pratique

Gérer ses projets et ses équipes

• Gérer les mandats et les projets

Démontrer ses aptitudes personnelles

• Faire preuve de rigueur