Résolution sur la transparence 
Ordre des ingénieurs du Quebec
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    Proposition no 5 - Transparence à l’Ordre

    Résumé des faits

    Chaque ordre a pour principale fonction d’assurer la protection du public. À cette fin, il doit notamment contrôler l’exercice de la profession par ses membres. L’Ordre est un organisme règlementaire créé par le Code des professions et régi par un ensemble de règles afin de contrôler l’exercice de l’ingénierie tout en protégeant le titre et le champ d’exercice. Il existe 45 ordres professionnels et l’Ordre est le second ordre en importance au Québec, derrière l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec, avec plus de 60 000 membres.

    Le 2 mai 2013, l’Ordre a adopté son engagement pour gérer la situation actuelle et restaurer la confiance du public et ce, en toute transparence. L’Ordre veut s’assurer que  les questions d’éthique et de déontologie imprègnent toutes les activités et actions de l’Ordre; l’Ordre s’assurera de rendre des comptes à la société québécoise sur les mesures déployées et les résultats obtenus pour rétablir la confiance du public; il révisera et bonifiera cet engagement et le plan d’action qui en découlera, de façon périodique.

    Par ailleurs, l’Ordre a intensifié ses communications auprès du public et de ses membres et est constamment à la recherche des meilleures pratiques pour le faire :

    • publication sur le site web de l’Ordre d’un tableau des performances depuis décembre 2013;
    • diffusion du Bulletin Plus toutes les deux semaines (il était mensuel auparavant);
    • publication de la revue PLAN;
    • création d’un blogue qui répond aux  préoccupations des membres sur les principaux enjeux de la profession;
    • présence de l’Ordre sur les médias sociaux (Facebook, Twitter, Linkedin);
    • sondage auprès de tous ses membres pour la planification stratégique 2015-2018;
    • consultations régulières des membres à travers le Bulletin Plus, et sur la page d’accueil du site web.

     

    PROPOSITION PRÉSENTÉE PAR UN OU DES MEMBRES FAITS

    ATTENDU QUE les décisions de l'OIQ concernent tous les ingénieurs ainsi que le Public

    Quel type de décisions l’Ordre prend-il ?

    Comme toutes les organisations, plusieurs décisions de l’Ordre - prises par résolutions de son Conseil d’administration - concernent également le bon fonctionnement et la régie interne de l’Ordre.

    Par exemple :

    • l’article 13 Loi sur les ingénieurs prévoit que l’Ordre peut acquérir, administrer, vendre, hypothéquer, louer, échanger ou céder des biens meubles ou immeubles situés au Québec;
    • l’article 62.1 du Code des professions prévoit que le Conseil d’administration peut établir les règles concernant la conduite des affaires du Conseil d’administration, dont le nombre et la périodicité des séances.


     

    ATTENDU QUE ces décisions sont prises par voie de résolution du conseil d'administration ou du comité exécutif par délégation;

    Quels sont les pouvoirs du Conseil d’administration?

    Le Conseil d’administration exerce tous les droits, pouvoirs et prérogatives de l’Ordre (art. 62, Code des professions) sauf ceux expressément prévus au Code et qui sont du ressort de l’assemblée générale. Le Conseil d’administration exerce par résolution, sauf dans les cas où la loi prévoit qu’il doit agir par règlement.

     

    ATTENDU QUE toutes les résolutions figurent dans les procès-verbaux des séances du conseil d'administration ou du comité exécutif;

     

    Les résolutions sont-elles consignées aux procès-verbaux ?

    Toutes les résolutions sont consignées aux procès-verbaux.

    ATTENDU QUE des résolutions amenées par les membres et approuvées lors d'Assemblée Générales antérieures n'ont pas été mises en place

     

    Quels sont les pouvoirs de l’assemblée générale ?

    En vertu du Code des professions et contrairement aux organismes sans but lucratif, l’assemblée générale d’un ordre professionnel a des pouvoirs limités

    Les trois éléments suivants sont du ressort de l’assemblée générale : 


    L’assemblée générale a un pouvoir de recommandation. Ainsi, toute autre résolution proposée et adoptée par l’assemblée générale n’est pas exécutoire. Un tableau des suivis des résolutions adoptées en Assemblée générale est présenté au Conseil d’administration, l’instance décisionnelle de l’Ordre. Le Conseil d’administration peut décider de donner suite ou non à ces résolutions.

    Comment l’Ordre informe-t-il ses membres du suivi des résolutions de l’assemblée générale ?

    Un rapport sur le suivi des résolutions adoptées par l’Assemblée générale était présenté à chaque Assemblée générale subséquente en vertu du paragraphe 6 de l’article 28.3 du Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le Comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre des ingénieurs du Québec.

    Conformément au Code des professions, et à la suite de l’entrée en vigueur le 17 avril 2014 du nouveau Règlement sur les assemblées générales, la rémunération des administrateurs et déterminant l’endroit du siège de l’Ordre des ingénieurs du Québec, les règles entourant la régie interne des assemblées générales seront adoptées par résolution du Conseil d’administration. Un mécanisme prévoyant la communication des suivis des résolutions de l’assemblée générale sera déterminé prochainement par le Conseil d’administration.

     

    ATTENDU QUE la transparence est un remède reconnu pour guérir l’image meurtrie d’un organisme statutaire et tend à promouvoir un comportement responsable des membres des conseils d’administration;

     

    Comment se fait-il que l’Ordre soit si peu transparent dans ses actions ?

    Le 2 mai 2013, l’Ordre a diffusé son engagement auprès du public. L’Ordre s’est engagé à gérer en toute transparence. Pour ce faire, il a également intensifié ses communications auprès du public et de ses membres.

     

    ATTENDU QUE les principes élémentaires de transparence et de démocratie exigent que les membres aient le droit de connaître les gestes posés par chacun des administrateurs qu'ils ont élus

    Dans une perspective d’évaluation de la performance des administrateurs élus par les membres en regard de leur réélection éventuelle, pourquoi ne peut-on pas connaître leurs prises de position antérieures dans les différentes affaires qu’ils ont régies au niveau du Conseil d’administration ?

    Le rôle d’un administrateur au sein du Conseil d’administration d’un ordre professionnel vise à assurer la protection du public. La publication d’un procès-verbal peut, dans plusieurs cas, nuire à la sérénité des discussions au Conseil d’administration. Il faut éviter que des administrateurs soient victimes de représailles ou de pressions incompatibles avec leurs fonctions.

    Le principe juridique visant à protéger les membres de comités, ou d’instances décisionnelles d’organismes, trouve sa raison d’être dans le fait que ces personnes doivent être protégées afin de pouvoir exercer leurs fonctions en toute quiétude. Ces règles visent également à ce que les processus ne portent pas atteinte à leur identité, à leurs droits, à leur vie privée ou à leur liberté. Il s’agit là d’un des moyens pour permettre l’implication des citoyens à la vie démocratique de leur milieu.

     

    L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE demande au conseil d'administration:

    De  favoriser  la  tenue  de  votes  nominatifs  durant  le  déroulement  des  conseils d’administration;

     

    Quelle est la norme habituelle de publication des procès-verbaux ?

    La publication d’un procès-verbal peut, dans plusieurs cas, nuire à la sérénité des discussions au Conseil d’administration qui doit prendre les meilleures décisions dans l’intérêt du public. Cela peut parfois dire que des décisions pourront être prises à l’encontre de l’intérêt de quelques membres. Ce mécanisme permet également d’éviter que des administrateurs soient victimes de représailles ou de pressions incompatibles avec leurs fonctions. Dans cet esprit, la loi prévoit que les délibérés du Conseil d’administration sont également protégés.

    La norme habituelle des organismes sans but lucratif ou des entreprises veut que les procès-verbaux des organisations demeurent confidentiels.

    Aucun ordre professionnel ne publie les procès-verbaux des réunions de son Conseil d’administration ou de son Comité exécutif.

    Dans une société par actions, le droit d’un actionnaire de consulter un procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration est limité aux extraits concernant la divulgation d’intérêt (art. 34 et 130 Loi sur les sociétés par actions).

    Le membre d’un organisme à but non lucratif n’a aucun droit de consulter les procès-verbaux d’une réunion du Conseil d’administration.

    Toutefois, certains extraits de procès-verbaux de l’Ordre sont disponibles, notamment ceux qui concernent une radiation, une limitation ou une suspension puisque la Loi leur accorde un caractère public (art. 108.7 du Code des professions).

    Le Code des professions et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, prévoient que l’Ordre n’a pas à rendre accessible les documents qui ne sont pas détenus dans le cadre du contrôle de la profession.

    La Commission d’accès à l’information a reconnu à deux reprises ce principe (C.M c. OIQ 2011 QCCAI 93 et 94; M.G. c. OIQ 2014 QCCAI 55). Pour les documents détenus dans le cadre du contrôle de la profession, d’autres restrictions peuvent s’appliquer, notamment en raison des renseignements personnels qu’ils contiennent.

     

    De rendre disponibles sur le site de l'OIQ les procès-verbaux des séances du conseil d'administration  et  du  comité  exécutif  dans  leur  version  intégrale  inclusive  des proposeurs et des secondeurs de chaque résolution, ainsi que des dissidences inscrites, le cas échéant;

     

    Même réponse que précédemment.

    D'informer les membres de toutes les démarches accomplies en relation avec cette résolution, en donnant les raisons des décisions prises, et ce, avant le 1er mars 2014.

    L’Ordre informe ses membres par ses outils de communication de la manière la plus appropriée. Quant à la présente proposition, comme les autres, elles seront soumises à l’analyse du Conseil d’administration.

     

     

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