Comment le Conseil d’administration établit-il le montant de la cotisation annuelle?
L’établissement d’une cotisation annuelle est un exercice délicat, puisqu’il nécessite de se projeter dans le temps pour déterminer quels seront les besoins de l’Ordre dans 18 mois.
Le Comité d'audit effectue une analyse exhaustive et rigoureuse afin d’établir les projections budgétaires de l’année visée par la cotisation. Cette analyse se base sur différents facteurs, dont les coûts de maintien et d’amélioration des façons de faire de l’Ordre, l’indexation du coût de la vie, l’évolution du marché du travail et les projections de sources de revenus récurrents et non récurrents. Les recommandations du Comité d'audit visent à assurer la pérennité financière de l’Ordre, le maintien d’un fonds des liquidités acceptable, tout en évitant des hausses trop brusques de cotisation.
Le Conseil d’administration entérine les recommandations du Comité d'audit et propose le montant de la cotisation annuelle. Les membres de l’Ordre sont ensuite consultés à deux reprises. Le Conseil d’administration fixera le montant de la cotisation à la suite des deux consultations.
Pourquoi faire une consultation plutôt qu’un vote sur le montant de la cotisation annuelle?
Depuis le 1er janvier 2018, le Code des professions prévoit qu’il incombe désormais au Conseil d’administration de déterminer le montant de la cotisation annuelle. Toutefois, avant de prendre sa décision, il doit recueillir les commentaires de ses membres à deux reprises, soit au moins 30 jours avant l’assemblée générale annuelle et lors de l’assemblée générale annuelle.
Y aura-t-il un vote lors de l’assemblée générale annuelle sur le montant de la cotisation annuelle?
Non, il n’y aura pas de vote sur le montant de la cotisation annuelle, mais une période de consultation.
Y aura-t-il une autre occasion de se faire entendre sur le sujet de la cotisation annuelle?
Oui. Au-delà de la consultation préalable, les membres pourront s’exprimer à nouveau sur ce sujet lors de l’assemblée générale annuelle du 10 juin 2021. Ceux qui sont présents et qui n’auront pu s’exprimer, le cas échéant, pourront transmettre un commentaire écrit dans les 5 jours suivant la tenue de l’assemblée générale annuelle.
Qui prend la décision finale sur le montant de la cotisation annuelle?
La décision de fixer le montant de la cotisation annuelle incombe au Conseil d’administration. Selon le Code des professions , ce dernier doit s’assurer que le montant de la cotisation permette d’assurer la viabilité et la pérennité de l’Ordre.
Le processus de consultation
Quelle est la durée de la consultation préalable à l’assemblée générale annuelle?
La consultation débute le 7 mai et se termine le 7 juin 2021.
Comment transmettre un commentaire ?
Les commentaires doivent être transmis par courriel à l’adresse aga@oiq.qc.ca.
Dans mon commentaire, suis-je obligé de me prononcer sur le montant proposé de la cotisation?
Non. La consultation n’est pas un référendum sur le montant proposé. Vous avez le droit de faire part de votre opinion, avec toutes les nuances que vous jugez utiles.
Que fera le Conseil d’administration avec les commentaires reçus?
Les commentaires des membres serviront à bonifier la réflexion du Conseil d’administration pour fixer le montant de la cotisation annuelle (régulière) de 2022-2023. Les commentaires seront donc examinés avec ouverture d’esprit, mais la décision finale quant au montant de la cotisation incombe au Conseil d’administration, lequel est responsable de la pérennité financière de l’Ordre.
L’Ordre entend-il faire une rétroaction aux membres concernant les commentaires reçus?
Oui. Lors de l’assemblée générale annuelle, la Secrétaire de l’Ordre et directrice des affaires juridiques fera rapport des commentaires reçus. Le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle fera également état des commentaires reçus.
Les informations financières
Quelle est la proportion des dépenses de l’Ordre affectées à la protection du public?
Pour l'exercice 2020-2021, 84 % des charges nettes de l'Ordre ont été affectées à la protection du public.
Que fait l’Ordre pour contrôler ses dépenses?
Les prévisions budgétaires de l’Ordre sont révisées par le Comité d'audit qui analyse leur raison d’être avant d’autoriser le budget annuel à venir. Par la suite, la politique d’achat de biens et de services indique clairement le processus à suivre pour engager et payer une dépense. La Direction de l’administration-finances est responsable de s’assurer que la politique est respectée et elle doit faire rapport régulièrement au Comité à ce sujet.