L’Ordre est assujetti à un régime d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, visant à :
- mieux informer les membres du public sur les activités et décisions de l’Ordre liées à sa mission de protection du public;
- assurer une plus grande protection des renseignements personnels que l’Ordre détient.
Ainsi, l’Ordre doit respecter les droits et obligations prévues à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ., chapitre A-2.1), la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1) et la section du Code des professions (RLRQ., chapitre C-26) intitulée « Accès aux documents et protection des renseignements personnels ».
DEMANDE D’ACCÈS
Toute personne qui en fait la demande a un droit d’accès aux documents ou renseignements publics de l’Ordre.
La demande d’accès à un document ou à un renseignement est adressée au responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de l’Ordre. La demande d’accès peut être orale ou écrite et doit être suffisamment précise pour permettre au responsable d’identifier le document approprié.
La demande d’accès ou de rectification à des renseignements personnels doit être faite, par écrit et par la personne concernée par les renseignements ou par une personne légalement autorisée à le faire. Dans tous les cas de demandes d’accès ou de rectification, la personne doit établir son identité et les fins pour lesquelles le renseignement est demandé. À cet effet, le responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels pourra exiger du demandeur que sa demande soit signée et pourra demander, en cas de doute, une preuve d’identité ou une preuve démontrant la légalité de sa demande.
DÉLAI DE RÉPONSE
Le responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels accuse réception des demandes reçues par écrit. Il doit répondre à une demande d’accès dans les 20 jours de la date de réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de 10 jours, si nécessaire. Dans ce cas, la personne est informée de la prolongation du délai de réponse.
Prendre note que lorsque la demande concerne l’accès ou la rectification à un renseignement personnel, le délai de réponse est de 30 jours maximum.
FRAIS*
La consultation d’un document est gratuite. Par contre, des frais peuvent être exigés pour la transcription, la transmission ou la reproduction d’un document.
Lorsque la transcription ou la reproduction d’un document ou d’un renseignement personnel doit être effectuée par un tiers, les frais demandés par l’Ordre sont ceux effectivement payés par l’Ordre au tiers. Aucuns frais ne seront exigés jusqu’à concurrence d’un montant de 7,65 $, à moins d’un document en vente auprès de l’Ordre.
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Type de documents |
Frais* |
Description |
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Feuille de papier |
0,38 $ |
pour chaque page de photocopieur, imprimante, microfilm, microfiche |
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Photographie |
7,65 $ |
pour produire un négatif |
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Photographie
format 8 X10 po |
6,15 $ |
pour chaque photographie |
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Photographie
format 5 X 7 po |
4,75 $ |
pour chaque photographie |
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Disquette/CD |
15,75 $ |
S.O. |
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Document informatisé |
26,75 $/heure |
temps horaire lorsque la transcription doit être effectuée manuellement |
* Ces frais sont révisés annuellement au 1er avril (voir le Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels (RLRQ, chapitre. A-21, r.3). Les frais exigés sont majorés le 1er avril de chaque année selon le taux d’augmentation de l’indice général des prix à la consommation déterminé par Statistique Canada.
DOCUMENTS ET RENSEIGNEMENTS PUBLICS
Le Code des professions et la Loi sur l’accès à des documents d’organismes publics et la protection des renseignements publics identifient plusieurs documents ou renseignements à caractère publics.
Toutes les formes de documents sont visées : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre Il est important de préciser toutefois que le droit d’accès peut seulement porter sur des documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements.
Pour rappel, plusieurs documents ou renseignements publics sont déjà disponibles sur le site web de l’Ordre, notamment :
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Les renseignements personnels sont confidentiels.
Cependant, en vertu de la loi, plusieurs renseignements personnels concernant un membre ou ancien membre ont un caractère public. Certains renseignements concernant les membres sont ainsi disponibles par l’intermédiaire du Bottin des membres.
Pour tout autre renseignement concernant un membre ou un ancien membre, veuillez communiquer avec le service à la clientèle par téléphone au 514 845-6141, poste 2398, ou sans frais au 1 800 461-6141, ou par courriel à l'adresse : sac@oiq.qc.ca.
RESPONSABLES
En plus du(de la) président(e) de l’Ordre, le responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels est :
Me Patrick Marcoux, avocat
514 845-6141, poste 3102
secretariat@oiq.qc.ca
Le syndic de l’Ordre, Réal Giroux, ing., exerce les fonctions de responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels pour les documents ou renseignements obtenus, détenus ou communiqués par le syndic de l’Ordre. Les demandes peuvent lui être adressées par courriel à l’adresse syndic@oiq.qc.ca ou par téléphone au 514 845-6141, poste 3201.
RÉVISION D’UNE DÉCISION
Si vous n’êtes pas satisfait d’une décision rendue à la suite d’une demande formulée par écrit, vous pouvez dans les 30 jours de cette décision, vous adresser à la Commission d’accès à l’information pour soumettre une demande de révision.
Cette demande de révision doit être faite par écrit et exposer brièvement les raisons pour lesquelles la décision du responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels devrait être révisée.
Veuillez consulter le site de la Commission d’accès à l’information du Québec ou appeler au numéro sans frais 1 888 528-7741 pour obtenir les coordonnées et renseignements supplémentaires requis pour faire votre demande de révision.